Audit IT en PME — trois exemples chiffrés

Les situations présentées ci-dessous sont illustratives, elles sont construites à partir de cas types rencontrés fréquemment dans les PME et TPE françaises, et non de clients identifiés. Elles vous donnent une idée précise de ce qu'un audit de coûts IT peut révéler dans votre type d'entreprise.

Menuiserie artisanale, 8 salariés

Le dirigeant est à la tête de sa menuiserie depuis 15 ans. Son informatique "tourne", un PC en bureau, quelques tablettes en atelier, un logiciel de devis, et un prestataire appelé quand ça ne va pas. Il estime dépenser "dans les 3 000 à 4 000 € par an" en informatique.

Ce que l'audit a révélé :

— Un abonnement Mailchimp à 45 €/mois, souscrit il y a 2 ans pour 3 newsletters envoyées. Jamais résilié.
— Microsoft 365 et Google Workspace payés simultanément suite à une migration jamais finalisée.
— 2 licences Microsoft 365 actives pour des salariés partis il y a 8 mois.
— Un antivirus Norton payé séparément, alors qu'il est déjà inclus dans Microsoft 365.
— Aucune sauvegarde en place — 4 ans de données clients et de devis sans filet.

Le résultat :

Économies récupérables immédiatement : 2 400 €/an
Risque identifié non provisionné : perte totale des données en cas de panne — coût estimé entre 3 000 et 8 000 € en récupération d'urgence.

Ce qui a été mis en place :

Résiliation des abonnements inutiles dès la semaine suivante. Mise en place d'une sauvegarde automatique le mois d'après qui permet aujoud'hui d'avoir une vision claire de ce que son informatique coûte vraiment.

Cabinet d'expertise comptable, 12 collaborateurs

L'associé principal délègue entièrement la gestion informatique à son prestataire attitré depuis 7 ans et à sa responsable administrative. Le cabinet dispose d'un logiciel métier Cegid et de plusieurs outils collaboratifs. Le détail des dépenses n'a jamais été regardé.

Ce que l'audit a révélé :

— Slack Pro payé à 96 €/mois alors que Microsoft 365, déjà payé, inclut Teams avec les mêmes fonctionnalités.
— Mailchimp Premium à 299 €/mois pour une base de moins de 300 contacts clients. Le plan gratuit Brevo aurait suffi.
— Zoom Webinar à 140 €/mois pour 2 webinaires organisés par an, soit 70 € de l'heure d'utilisation effective.
— Dropbox Business en doublon avec OneDrive, déjà inclus dans Microsoft 365.
— Les mots de passe du cabinet stockés dans un fichier Excel partagé, alors que LastPass Teams était déjà payé et inutilisé.
— Contrat de maintenance sans engagement de délai d'intervention : aucune garantie sur le temps de réponse en cas de panne.

Le résultat :

Économies identifiées : 8 400 €/an
Risque critique identifié : mots de passe en clair accessibles à toute personne ayant accès au réseau, exposition RGPD directe pour un cabinet détenant les données financières de ses clients.

Ce qui a été mis en place :

Résiliation de Slack, Mailchimp Premium, Zoom Webinar et Dropbox en moins d'un mois. Migration des mots de passe vers LastPass, déjà payé, jamais utilisé. Renégociation du contrat de maintenance avec engagement de délai d'intervention garanti.

PME de transport et logistique, 23 salariés

Le dirigeant envisage de céder son entreprise dans 3 ans. Son informatique repose sur trois prestataires différents, sans coordination entre eux. Un salarié gère les problèmes courants en plus de son poste habituel. L'entreprise a subi une panne qui a immobilisé l'activité pendant 9 heures, aucun prestataire n'était disponible immédiatement.

Ce que l'audit a révélé :

— Trois prestataires sans vision globale, sans contrat écrit, sans délai d'intervention garanti.
— Salesforce et HubSpot payés simultanément alors que le logiciel métier Irium incluait déjà un module CRM complet.
— Amazon AWS facturé chaque mois pour un usage que personne ne savait identifier.
— Un salarié consacre 6 à 8 heures par semaine à des tâches informatiques hors de son poste — soit l'équivalent de 14 175 € de masse salariale annuelle absorbée par l'informatique.
— Aucune documentation du système : accès, configurations et contacts prestataires n'existaient que dans la tête d'une seule personne.

Le résultat :

Économies identifiées : 20 000 €/an
Risque critique identifié : une cession dans 3 ans avec un système non documenté et dépendant d'une seule personne, un repreneur peut faire valoir une décote significative sur le prix de vente.

Ce qui a été mis en place :

Résiliation immédiate de HubSpot et des doublons CRM. Identification du compte AWS. Début de documentation du système en vue de la transmission. Réflexion engagée sur la consolidation des trois prestataires en un seul contrat avec délai d'intervention garanti.

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3 audits, 3 réalités

Menuiserie artisanale, 8 salariés

Cabinet d'expertise comptable, 12 collaborateurs

PME de transport et logistique, 23 salariés

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